Politique de confidentialité

Le groupe Notre-Dame Jeanne d’Arc de Versailles et les Scouts et Guides de France veillent à la protection des données des familles, des jeunes, des bénévoles et des visiteurs. Cette page explique concrètement quelles informations sont utilisées sur ndja.fr, pour quelles raisons et pendant combien de temps.

Qui est responsable des données ?

Le responsable du traitement est l’association Scouts et Guides de France, dont le siège est situé Immeuble Le Baudran, 21 rue de Stalingrad, CS 50520, 94741 Arcueil Cedex.

Pour les services proposés sur ce site, le relais local est le groupe Notre-Dame Jeanne d’Arc – Scouts et Guides de France – Versailles. Vous pouvez le contacter à groupendja@gmail.com. Le délégué à la protection des données des Scouts et Guides de France est joignable à dpo@sgdf.fr.

À quoi servent les informations recueillies ?

Les données sont utilisées uniquement pour répondre aux familles, examiner les demandes d’accueil, préparer et encadrer les activités, organiser les déplacements, gérer les finances associatives, proposer les services du groupe et assurer le fonctionnement ainsi que la sécurité du site.

Selon la démarche concernée, ces traitements reposent sur la demande formulée par la personne, l’intérêt légitime de l’association à organiser ses activités, le respect de ses obligations légales ou, lorsque cela est requis, le consentement explicite de la personne concernée. Les données ne sont ni vendues ni exploitées à des fins publicitaires.

Quelles données sont utilisées par les outils NDJA ?

Demandes d’accueil et renseignements

Le formulaire de demande d’accueil recueille les nom et prénom de l’enfant, sa date de naissance, son sexe, la nature de la demande et l’année scolaire souhaitée et la branche correspondant à son année de naissance pour cette rentrée. Il recueille également le lien avec l’enfant, les nom et prénom, l’adresse électronique et le numéro de téléphone du représentant légal, ainsi qu’un éventuel message.

Ces informations permettent aux responsables habilités du groupe de répondre aux familles et d’étudier les possibilités d’accueil. Elles sont supprimées automatiquement deux ans après le dépôt de la demande. Le suivi privé conserve aussi le statut de la demande, l’unité affectée, les échanges de suivi et les désinscriptions. Les demandes traitées restent consultables et les adhésions confirmées sont comptées dans les effectifs de leur rentrée. Pour un départ saisi séparément, les nom, prénom, unité et date de départ sont conservés deux ans après la création de la fiche. Les demandes adressées par courrier électronique sont conservées le temps nécessaire à leur traitement.

L’Escale et Construire mon activité Farfadets

Ces outils permettent aux responsables et aux parents animateurs de préparer ensemble une journée ou un week-end. Les informations saisies peuvent comprendre le titre de l’activité, ses dates, son lieu, la branche concernée, le nombre d’enfants et d’adultes, le planning, les responsables des différents temps, les menus, les ingrédients et les notes d’organisation.

Contrairement à une simple sauvegarde dans le navigateur, les activités collaboratives sont enregistrées sur le serveur du site afin d’être retrouvées et partagées grâce à un lien privé. Les données de chaque activité sont supprimées automatiquement sept jours après sa fin.

Le Convoi

Le Convoi sert à organiser les trajets collectifs. Il peut enregistrer les nom et prénom des conducteurs, les places disponibles, les lieux et horaires de départ ou d’arrivée, ainsi que les prénoms ou noms des enfants et participants à répartir entre les véhicules.

Les informations sont accessibles au moyen d’un lien privé communiqué aux personnes participant à l’organisation du trajet. Elles sont supprimées automatiquement sept jours après l’événement.

La Balance et les pièces justificatives

La Balance accompagne le suivi des budgets, des dépenses et des recettes des activités. Les informations enregistrées peuvent comprendre une unité, une date, un montant, une catégorie, un commentaire et une pièce justificative : facture, reçu, photographie ou document PDF.

Les justificatifs sont conservés dans un espace protégé et sont accessibles aux responsables et personnes chargées de la gestion financière qui y sont autorisés. Les informations restent disponibles pendant le traitement comptable de l’activité, puis sont supprimées ou archivées selon les besoins de gestion et les obligations applicables.

Lorsqu’un document constitue une pièce justificative comptable, sa conservation légale est assurée dans le dispositif comptable approprié pendant la durée imposée par la réglementation, généralement dix ans après la clôture de l’exercice concerné. Cette obligation ne signifie pas que chaque fichier reste nécessairement dix ans sur le site ndja.fr.

Ma chemise scoute

La bourse aux chemises recueille les informations relatives à l’annonce : branche, taille, état, prix éventuel, description, prénom et numéro de téléphone du vendeur.

Après accord explicite du vendeur, son prénom et son numéro de téléphone peuvent être consultés publiquement afin que les familles puissent le contacter. L’annonce peut être gérée ou retirée grâce au lien personnel communiqué lors de sa création. Les annonces sont supprimées automatiquement à la fin de la campagne.

La Vigie, Le Phare et La Boussole

La Vigie regroupe des ressources et des outils destinés aux adultes engagés dans la vie du groupe. Le Phare et La Boussole facilitent la préparation pédagogique, spirituelle ou pratique. Selon la fonctionnalité utilisée, certaines préférences ou informations temporaires peuvent être conservées dans le navigateur ; lorsqu’un outil propose une préparation collaborative, les données nécessaires au partage peuvent être enregistrées sur le serveur selon les règles décrites ci-dessus.

Protection des données concernant les enfants

Les informations concernant un mineur doivent être communiquées par son représentant légal ou par les adultes autorisés à préparer l’activité. Seules les données nécessaires à l’accueil, à l’organisation ou à l’encadrement doivent être renseignées.

Sauf dispositif spécialement prévu et sécurisé, n’inscrivez pas d’informations de santé, de documents médicaux, d’opinions ou d’autres données sensibles dans les champs libres, les plannings, les commentaires, les justificatifs ou les outils collaboratifs du site.

Qui peut accéder aux informations ?

Selon leur rôle, les informations sont consultables uniquement par les responsables du groupe, les chefs et cheftaines, les parents animateurs, les bénévoles chargés d’une activité ou les personnes responsables de la gestion financière, lorsque cet accès est nécessaire à leur mission.

Les prestataires techniques peuvent intervenir dans la limite nécessaire à l’hébergement, à la maintenance ou à la sécurité du site. Pour les annonces de Ma chemise scoute, le prénom et le numéro de téléphone sont rendus publics uniquement après l’accord explicite du vendeur.

Liens privés et sécurité des outils

Plusieurs outils utilisent un lien privé pour permettre la préparation collective d’une activité, l’organisation d’un trajet ou la gestion d’une annonce. Ce lien doit être transmis uniquement aux personnes concernées et ne doit pas être publié sur une page publique ou sur un réseau social.

Les accès réservés, les jetons de partage et les mécanismes de sécurité du site contribuent à limiter l’accès aux données. En cas d’envoi par erreur, de lien divulgué ou de problème de confidentialité, contactez rapidement le groupe à groupendja@gmail.com.

Hébergement et services techniques

Le site est hébergé par IONOS SARL, 7 place de la Gare, BP 70109, 57201 Sarreguemines Cedex. L’hébergeur et WordPress peuvent traiter des données techniques, notamment l’adresse IP, la date de connexion, les informations du navigateur et les journaux nécessaires à la sécurité et à la maintenance.

Certaines pages chargent des polices de caractères depuis Google Fonts. Lors de ce chargement, le navigateur communique au fournisseur les données techniques indispensables à la connexion, notamment l’adresse IP. Des contenus ou liens provenant des Scouts et Guides de France peuvent également entraîner une connexion à leurs services.

Cookies et stockage dans le navigateur

Le site peut utiliser des cookies ou mécanismes de stockage strictement nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité, à l’authentification et à l’accès aux espaces réservés. Certains outils conservent également des préférences ou une progression dans le navigateur.

Vous pouvez supprimer les données enregistrées localement depuis les réglages de votre navigateur. Cette suppression ne retire pas automatiquement les informations enregistrées sur le serveur dans un outil collaboratif ; celles-ci sont soumises aux durées de conservation indiquées sur cette page.

Photographies et droit à l’image

Les photographies présentant les activités du groupe sont diffusées dans le respect des autorisations applicables au sein des Scouts et Guides de France. Pour demander le retrait d’une image vous représentant ou représentant votre enfant, contactez groupendja@gmail.com.

Vos droits et vos contacts

Dans les conditions prévues par la réglementation, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur utilisation, leur portabilité lorsque celle-ci s’applique, ou vous opposer à certains traitements. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci.

Pour toute question ou pour exercer vos droits, écrivez au groupe à groupendja@gmail.com ou au délégué à la protection des données des Scouts et Guides de France à dpo@sgdf.fr.

Vous pouvez également consulter la politique de vie privée des Scouts et Guides de France et, si nécessaire, adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Dernière mise à jour : 13 septembre 2026.